Vertriebs-CRM-Systeme prognostizieren den Umsatz anhand von Auftragswerten, erwarteten Abschlussdaten und Abschlusswahrscheinlichkeiten. Anschließend zeigen sie in Berichten die Aktivitäten hinter diesen Schätzungen. Eine Verkaufschance über 20.000 € mit einer Gewichtung von 40 % trägt 8.000 € zu einer einfachen wahrscheinlichkeitsbasierten Prognose bei. Diese Berechnung gibt Führungskräften eine einheitliche Grundlage. Trennen Sie fest zugesagte Abschlüsse von Verkaufschancen in frühen Phasen. So sehen Sie sowohl den Umsatz, den das Team voraussichtlich erzielen wird, als auch die noch unsicheren Schritte, die zum Erreichen des Ziels nötig sind.
Nützliche Berichte zeigen neben der aktuellen Gesamtsumme auch Veränderungen. Ein Geschäft, das seit 18 Tagen unverändert ist, braucht andere Aufmerksamkeit als eines, das gestern die Verhandlungsphase erreicht hat. Berichte sollten verschobene Abschlussdaten, niedrige Übergangsquoten zwischen den Phasen und Verkaufschancen ohne nächsten Schritt sichtbar machen. Sie benötigen außerdem gespeicherte frühere Datenstände: Ein Vergleich der Prognose von letzter Woche mit dem heutigen Ergebnis zeigt wiederholt zu optimistische Einschätzungen, die eine Übersicht der aktuellen Auftragswerte verbergen würde.
Brauchen Vertriebsteams eine integrierte Wählfunktion?
Vertriebsteams brauchen eine integrierte Wählfunktion, wenn Anrufe einen großen Teil des Arbeitstags ausmachen und die manuelle Dokumentation die Mitarbeiter aufhält. Bei 45 Anrufen pro Tag verursacht das wiederholte Kopieren von Nummern und das Schreiben separater Notizen vermeidbare Arbeit. Eine integrierte Wählfunktion startet den Anruf aus dem Kontaktdatensatz und speichert das Ergebnis neben den übrigen Aktivitäten. Vertriebsmitarbeiter gehen direkt zur nächsten Aufgabe über. Der Rest des Teams sieht, ob das Gespräch zu einem Termin oder zur Bitte um einen späteren Anruf geführt hat.
Ein angebundener Telefoniedienst reicht häufig aus, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter täglich nur 6–8 geplante Anrufe tätigen. Entscheidend ist, ob er den richtigen Kontakt, das Gesprächsergebnis und die Folgeaufgabe ohne zusätzliche Eingaben erfasst. Wenn Sie eine vertraute Telefonanlage beibehalten, vermeiden Sie außerdem, allein für das CRM Telefonnummern und Arbeitsgewohnheiten ändern zu müssen. Vergleichen Sie während einer Testphase den gesamten Ablauf, einschließlich eingehender und verpasster Anrufe sowie der Notizen, die ein Kollege anschließend sieht.
Gesprächskosten und Speicherbedarf sollten Sie gesondert berechnen. Wenn jeder Vertriebsmitarbeiter monatlich 900 Minuten telefoniert, beeinflussen Inklusivminuten, Tarife für die jeweiligen Anrufziele und die Rufnummernmiete die Rechnung zusätzlich zum CRM-Abonnement. Aufzeichnungen benötigen außerdem mehr Speicherplatz als schriftliche Notizen und erfordern klare Aufbewahrungsregeln. Klären Sie vor dem Aktivieren der Aufzeichnung, wie Hinweise auf die Aufzeichnung und Zugriffskontrollen funktionieren. Eine Wählfunktion lohnt sich, wenn ihre Zeitersparnis die zusätzlichen Kosten und den Verwaltungsaufwand überwiegt.
