Die besten CRM-Systeme für Immobilienmakler im Test 2026

Ein CRM-System für Immobilienmakler unterscheidet sich von einem allgemeinen CRM-System dadurch, dass es Personen mit Immobilien verknüpft und die Schritte rund um einen Verkauf oder eine Vermietung erfasst. Seine Struktur sollte 3 Arten von Datensätzen miteinander verknüpfen: Kontakte, Immobilien und Anfragen. Ein Käufer zieht oft mehrere Häuser in Betracht, und ein Immobilienangebot zieht mehrere Käufer an. Wenn Sie diese Beziehungen getrennt abbilden, müssen Sie dieselbe Adresse und dieselben Verkäuferangaben nicht in jeden Gesprächsverlauf kopieren. Der Verlauf bleibt übersichtlich, auch wenn sich die engere Auswahl eines Interessenten ändert.

Immobilienfelder helfen Ihnen besser bei der Suche nach passenden Objekten als eine allgemeine Beschreibung einer Verkaufschance. Für eine Anfrage nach einem Haus mit mindestens 80 m² brauchen Sie durchsuchbare Angaben zu Wohnfläche, Lage, Schlafzimmern und Budget. Eine gut durchdachte Vorlage speichert diese Angaben in eigenen Feldern, statt sie in Notizen zu verstecken. Mit dieser Struktur können Sie die engere Auswahl schnell eingrenzen und erklären, warum eine Immobilie zum Käufer passt. Sie sorgt außerdem für einheitliche Beschreibungen, wenn Kollegen neue Immobilienangebote erfassen.

Der Arbeitsablauf sollte die Vorgänge rund um die Immobilie abbilden statt eines allgemeinen Verkaufstrichters. Eine Vorlage mit 5 passenden Schritten könnte Anfrage, Besichtigung, Rückmeldung, Angebot und Abschluss umfassen. Vermietungen brauchen andere Meilensteine, etwa eine Bewerbung oder den Mietbeginn. Vorlagen sparen nur dann Einrichtungszeit, wenn Sie sie an Ihre tatsächliche Arbeit anpassen können. Ein allgemeines CRM-System mit sinnvoll verknüpften Immobiliendatensätzen ist nützlicher als ein starrer Prozess, der lediglich als Branchenlösung bezeichnet wird.

CRM-Systeme für Immobilienmakler verwalten Interessenten, indem sie aus Immobilienanfragen Kontaktdatensätze erstellen, einen Makler zuweisen und die nächste Aufgabe erfassen. Angebundene Formulare oder Anfragekanäle führen die Immobilienreferenz und die Nachricht im selben Verlauf zusammen. Eine angestrebte Antwortzeit von 15 Minuten ist nur dann sinnvoll, wenn eine neue Anfrage eine sichtbare Benachrichtigung auslöst und jemanden erreicht, der antworten kann. Außerdem brauchen Sie einen Dublettenabgleich, damit ein Käufer, der nach mehreren Häusern fragt, einen einzigen zusammenhängenden Gesprächsverlauf behält.

Die Nachverfolgung funktioniert am besten, wenn sie berücksichtigt, was bei einer Besichtigung passiert ist oder warum eine Suche unterbrochen wurde. Eine Erinnerung nach 90 Tagen passt zu einem Käufer, der seinen Umzug verschoben hat. Für eine Rückmeldung zur Besichtigung ist dagegen eine deutlich frühere Aufgabe nötig. Aussagekräftige Datensätze unterscheiden eine aktive Suche von einem abgeschlossenen Kauf oder einer Anfrage, bei der sich länger nichts getan hat. Nachrichten sollten auf die Interessen der Person und den bisherigen Kontakt eingehen. Eine automatische Erinnerung hilft Ihnen, an das Gespräch zu denken. Sie sollte dessen Inhalt nicht ersetzen.

Warum ist die mobile App für Makler wichtig?

Die mobile App ist wichtig, weil Makler auch unterwegs Kundenverläufe und Besichtigungsdetails brauchen. Eine Pause von 10 Minuten zwischen Terminen reicht aus, um Rückmeldungen zu erfassen, wenn der zugehörige Kontakt und die Immobilie leicht zu finden sind. Sofort eingetragene Notizen halten Einwände, Fragen und zugesagte Schritte genauer fest als eine spätere Zusammenfassung. Bei der nächsten Besichtigung haben Sie die Anforderungen des Käufers zur Hand, statt einzelne E-Mails durchsuchen zu müssen.

Kalenderzugriff und schnelle Aktualisierungen sind wichtiger als eine lange Liste mobiler Funktionen. Nach 7 Besichtigungen erspart Ihnen eine Ansicht, in der Sie Rückmeldungen ergänzen, den Anfragestatus ändern und einen Anruf planen können, wiederholte Verwaltungsarbeit im Büro. Sinnvolle mobile Ansichten zeigen Immobilienadressen und Kontaktdaten direkt beim Termin. Fotoanhänge helfen außerdem, Details festzuhalten, die Aufmerksamkeit erfordern. Entscheidend ist, ob Sie Ihren üblichen Besichtigungsablauf auf Ihrem eigenen Smartphone bequem erledigen können.

Das Verhalten ohne Internetverbindung sollten Sie überall dort praktisch testen, wo der Empfang schwach ist. Wenn Notizen 24 Stunden lang nicht übertragen werden, arbeiten Kollegen mit einem unvollständigen Verlauf. Falls die App das Erfassen ohne Internetverbindung unterstützt, prüfen Sie, ob sie ausstehende Änderungen klar kennzeichnet und nach dem Wiederverbinden wiederherstellt. Auch Anrufe, E-Mail-Verknüpfungen und das Hochladen von Anhängen müssen mit den üblichen Apps Ihres Smartphones funktionieren. Eine Browseransicht, die lediglich die Desktopansicht verkleinert, ist zwischen Terminen oft umständlich zu bedienen.

CRM-Systeme für Immobilienmakler kosten üblicherweise etwa 13–300 € pro Nutzer und Monat. Einige Einstiegstarife beginnen unterhalb dieser Spanne, spezialisierte Lösungen kosten mehr. Rund 60 € pro Nutzer und Monat sind ein sinnvoller Mittelwert für eine erste Budgetplanung. Diese Angaben beziehen sich auf den Startpreis des günstigsten kostenpflichtigen Tarifs. Höhere Tarifstufen erhöhen daher die Rechnung. Neben kostenpflichtigen Angeboten gibt es kostenlose Tarife. Deren Immobilienfelder, Anbindungen für Anfragen und Grenzen bei der Nachverfolgung müssen Sie jedoch gesondert prüfen.

Bei etwa 13–35 € pro Nutzer und Monat besteht eine sinnvolle Grundausstattung aus geordneten Kontakten, Immobiliendatensätzen und Besichtigungsaufgaben. Im Bereich von 70–90 € erhalten Sie häufig umfangreichere Kommunikationsfunktionen oder stärker spezialisierte Arbeitsabläufe. Höhere Preise brauchen einen klaren Grund, etwa eine komplexe Zuweisung von Anfragen oder einen unternehmensweiten Prozess für Immobilien. Portalanbindungen, SMS, Einrichtungsarbeiten und zusätzlicher Speicherplatz verdienen eigene Budgetposten, denn der Preis pro Nutzer erklärt selten die gesamten Kosten.

Das folgende Diagramm zeigt die Preisverteilung der CRM-Systeme für Immobilienmakler.

Bevor Sie ein CRM-System für Immobilienmakler auswählen, sollten Sie die folgenden Faktoren prüfen:

• Immobilienverknüpfungen: Separate Immobiliendatensätze ermöglichen es Ihnen, mehrere Käufer mit demselben Angebot zu verknüpfen, ohne Verkäuferangaben zu kopieren. Ein Test sollte einen Käufer umfassen, der sich für mehrere Häuser interessiert, und eine Immobilie mit mehreren Anfragen.
• Anfrageerfassung: Anbindungen an die Quellen, über die Sie tatsächlich Anfragen erhalten, sind wichtiger als eine lange Liste von Schnittstellen. Der eingehende Datensatz braucht die Immobilienreferenz, die ursprüngliche Nachricht und einen klaren Verantwortlichen. Doppelte Kontakte müssen sinnvoll behandelt werden.
• Besichtigungsablauf: Termindatensätze brauchen Platz für Angaben zur Teilnahme, Rückmeldungen und die nächste Aufgabe. Bei einem Käufer, der eine Besichtigung absagt, sollte das Nachfassen weiterhin einfach sein, ohne dass die Besichtigung als durchgeführt erscheint.
• Mobiler Zugriff: Eine nützliche App unterstützt Ihren gewohnten Ablauf auf dem Smartphone, das Sie ohnehin bei sich tragen. Ein Test in einer Gegend mit schlechtem Empfang zeigt, ob sich Notizen, Anhänge und ausstehende Aktualisierungen weiterhin gut verwalten lassen.
• Kontaktlimit: Eine Obergrenze von 5.000 Kontakten müssen Sie im Blick behalten, wenn Sie frühere Käufer, Verkäufer und Mieter speichern. Archivierungsregeln sollten nützliche Verläufe bewahren und klar erkennen lassen, welche Datensätze auf das Limit angerechnet werden.
• Kosten für das Maklerbüro: Die Gesamtrechnung umfasst die Funktionen, die Ihr Arbeitsablauf rund um Immobilien tatsächlich braucht. Anbindungen für Anfragen, Nachrichtengebühren, Zugänge für Kollegen und der Aufwand für die Datenmigration gehören neben dem monatlichen Abonnement in den Vergleich.