Die besten Act!-CRM-Tools im Test 2026

Act!-CRM-Plattformen werden von Act! LLC entwickelt, einem US-Unternehmen, das früher Swiftpage hieß und das Produkt von Sage kaufte. Pat Sullivan und Mike Muhney entwickelten Act! in Dallas als einen der ersten Kontaktmanager für PCs. Vor der Unabhängigkeit gehörte das Produkt Symantec und Sage. Diese lange Geschichte erklärt die treue Nutzerbasis unter Beratern und Maklern.

Heute entwickelt das Unternehmen ein zentrales Produkt für kleine Unternehmen. Act! CRM gibt es als Cloud-Dienst oder als On-Premises-Installation. Die Marketing-Automatisierung ist in denselben Kontaktdatensätzen integriert. Dieser klare Fokus unterscheidet sich von Salesforce oder Microsoft, deren CRM-Systeme Teil riesiger Cloud-Angebote sind. Act! CRM bleibt dadurch eng auf Unternehmen mit 1–50 Mitarbeitern ausgerichtet.

Die Act!-CRM-Tarife unterscheiden sich vor allem darin, wo Ihre Daten gespeichert werden und wie viel Marketing-Automatisierung enthalten ist. Die Cloud-Edition startet bei etwa 30 € pro Nutzer und Monat und läuft im Browser sowie in der mobilen App. Die On-Premises-Edition wird auf Ihrem eigenen Windows-Server installiert. Sie eignet sich für Büros, die Kundendateien intern speichern müssen, etwa viele Versicherungs- und Finanzunternehmen.

Höhere Tarife ergänzen Marketingfunktionen statt zusätzlichen Kontaktspeicher. Die Einstiegstarife decken Kontakte, Verkaufschancen, Kalender sowie die Synchronisierung mit Outlook oder Gmail ab. Die höheren Tarife ergänzen Drip-Kampagnen, Landingpages und Lead-Bewertung. Die Zahl der Kontakte bleibt durchgehend unbegrenzt. Eine Kundenliste mit 5.000 Namen bringt Sie deshalb nicht in einen höheren Tarif.

Die Cloud-Edition eignet sich für Teams, die von mehreren Büros oder unterwegs arbeiten. Die On-Premises-Edition passt zu einem einzelnen Büro mit eigener IT, etwa zu einem Makler mit einem Server im Nebenraum und Mitarbeitern, die Offline-Zugriff benötigen. Anders als Salesforce, das Vertrieb und Marketing auf getrennte Produkte verteilt, vereint jeder Act!-CRM-Tarif beide Bereiche in einem Kontaktdatensatz.

Act!-CRM-Plattformen sind einfache Kontaktmanager für kleine Unternehmen. Salesforce Sales Cloud ist dagegen eine Plattform, die auf Tausende Nutzer skaliert. Act! CRM stellt die Beziehung in den Mittelpunkt. Jede Notiz, E-Mail und jedes Treffen befindet sich in einem Datensatz. Salesforce stellt den Prozess in den Mittelpunkt: Leads, Konten, Verkaufschancen und Prognosen, die ein Administrator an Ihre Vertriebsmethode anpasst.

Salesforce läuft in einer anpassbaren Cloud mit Flow-Automatisierung, Apex-Code und dem AppExchange-Marktplatz. Einstein und Agentforce ergänzen in höheren Editionen KI-Prognosen und Assistenten. Act! CRM bietet weniger Bausteine, enthält aber Marketing-Automatisierung und eine On-Premises-Edition. Salesforce verkauft eine solche Edition überhaupt nicht.

Der Aufwand unterscheidet sich stärker als der Preis. Die Einführung von Salesforce erfordert normalerweise einen Administrator oder Partner und mehrere Wochen Einrichtung. Marketing oder CPQ werden als zusätzliche Lizenzen abgerechnet. In einem Büro mit fünf Mitarbeitern läuft Act! CRM innerhalb eines Tages. Kontakte lassen sich aus Outlook oder einer CSV-Datei importieren.

Wählen Sie Act! CRM, wenn Sie als Berater, Makler oder Händler eine detaillierte Kontakthistorie, einfaches Marketing und die Möglichkeit wünschen, Daten auf Ihrem eigenen Server zu speichern. Salesforce ist die bessere Wahl, sobald Sie über 30 Vertriebsmitarbeiter hinauswachsen möchten, Gebietsmanagement benötigen oder den Vertrieb mit Service- und Finanzsystemen verbinden müssen.

Act!-CRM-Plattformen kosten normalerweise etwa 20–30 € pro Nutzer und Monat. Höhere Tarife mit Marketing-Automatisierung sind teurer. Der Einstiegspreis umfasst Kontakte, Verkaufschancen, Kalender und E-Mail-Synchronisierung für einen einzelnen Nutzer. Es gibt keine Mindestanzahl an Lizenzen und keine Gebühr pro Kontakt.

Mit jedem höheren Tarif kommen Marketingfunktionen statt mehr Speicher oder Kontakten hinzu. Drip-Kampagnen, Landingpages und Lead-Bewertung sind in höheren Tarifen enthalten und ersetzen bei vielen kleinen Unternehmen ein separates Tool wie Mailchimp. Im Vergleich zu den kostenlosen Tarifen von HubSpot und Zoho CRM zahlen Sie ab dem ersten Nutzer. Eine Kundenliste beliebiger Größe kostet jedoch gleich viel.

Das folgende Diagramm zeigt die Preisverteilung der Act!-CRM-Plattformen.

Vor der Auswahl einer Act!-CRM-Plattform sollten Sie folgende Faktoren abwägen:

• Hosting: Act! CRM läuft in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server. Unternehmen mit strengen Regeln für Kundendateien entscheiden sich häufig für die On-Premises-Edition. Salesforce und HubSpot bieten diese Möglichkeit nicht.
• Tiefe des Vertriebsprozesses: Act! CRM verarbeitet Verkaufschancen und einfache Phasen zuverlässig. Teams, die gewichtete Prognosen, Gebietsregeln oder Freigabeschritte benötigen, finden diese Funktionen direkt in Salesforce Sales Cloud oder Dynamics 365 Sales.
• Marketingbedarf: Act! CRM enthält in höheren Tarifen Drip-E-Mails und Landingpages. Unternehmen, die bereits für Mailchimp oder HubSpot Marketing Hub zahlen, decken denselben Bedarf mit dem Einstiegstarif und einer Zapier-Verbindung ab.
• Integrationen: Act! CRM verbindet sich nativ mit Outlook und Gmail. Die meisten anderen Apps erreichen Sie über Zapier. Teams mit Bedarf an ERP- oder Telefonanlagen-Verbindungen profitieren stärker von Microsoft Dynamics 365 oder Salesforce AppExchange.
• Schulungszeit: Die dichten Oberflächen von Act! CRM erfordern für neue Mitarbeiter eine kurze Einarbeitung, oft eine halbtägige Schulung. monday CRM und Pipedrive sind für die meisten Nutzer innerhalb einer Stunde vertraut.
• Datenmigration: Act! CRM importiert Kontakte aus CSV-Dateien und Outlook. Ältere On-Premises-Datenbanken lassen sich in die Cloud-Edition übertragen. Wenn Sie später von Act! CRM zu HubSpot wechseln, müssen Sie umfangreiche Verlaufsnotizen zuordnen. Diese werden selten eins zu eins übertragen.