CRM-Software: Test- und Bewertungsmethodik

Was es ist: Der Startpreis pro Nutzer und Monat für die CRM-Plattform.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Vertriebsteam wächst und mehr Kollegen einen Zugang brauchen, summieren sich auch kleine Unterschiede beim monatlichen Preis.

Was es ist: Die maximale Anzahl von Kontakten, die im verglichenen Tarif enthalten ist.

Wann es wichtig ist: Das ist wichtig, wenn das CRM ein großes Adressbuch ohne häufige Upgrades verwalten muss.

Was es ist: Der integrierte Dateispeicher der CRM-Plattform bietet Platz für Anhänge wie Angebote, Verträge und Kundenunterlagen.

Wann es wichtig ist: Wenn du unterschriebene Verträge oder große Präsentationen an Kundendatensätze anhängst, kann ein kleines Speicherkontingent schnell ausgeschöpft sein.

Was es ist: Zeigt, ob die CRM-Software einen dauerhaften kostenlosen Tarif anbietet.

Wann es wichtig ist: Das ist wichtig, wenn Sie grundlegende CRM-Funktionen ohne wiederkehrende Kosten nutzen möchten.

Was es ist: Die Mindestanzahl Benutzer gibt an, wie viele Benutzerlizenzen du mindestens kaufen musst, um die CRM-Plattform zu nutzen.

Wann es wichtig ist: Wenn du allein oder zu zweit arbeitest, musst du bei einer höheren Mindestabnahme möglicherweise auch ungenutzte Lizenzen bezahlen.

Was es ist: Zeigt, ob die CRM-Software eine zeitlich begrenzte kostenlose Testversion anbietet.

Wann es wichtig ist: Das ist wichtig, wenn Sie den CRM-Arbeitsablauf vor der Wahl eines kostenpflichtigen Tarifs testen möchten.

Was es ist: Ein Startup-Programm oder Rabatt bietet jungen Unternehmen, die die Voraussetzungen erfüllen, Sonderkonditionen für die Nutzung der CRM-Plattform.

Wann es wichtig ist: Wenn du mit deinem jungen Unternehmen gerade die ersten Vertriebsprozesse aufbaust, kannst du bei knappem Budget möglicherweise von vergünstigten Konditionen profitieren.

Was es ist: Die Deal- und Pipelineverwaltung erfasst Verkaufschancen als Deals und ordnet sie den Phasen einer Pipeline zu – vom ersten Gespräch bis zum gewonnenen oder verlorenen Abschluss.

Wann es wichtig ist: Bei wöchentlichen Vertriebsbesprechungen hilft dir der Überblick über Fortschritte und stockende Verkaufschancen, die nächsten Schwerpunkte für dein Team festzulegen.

Was es ist: Die Kontaktverwaltung speichert Angaben zu Kunden und Interessenten in einzelnen Datensätzen, die dein Team pflegen kann.

Wann es wichtig ist: Wenn mehrere Kollegen mit denselben Kunden sprechen, hilft dir eine gemeinsame Kontaktliste, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Zuständigkeiten aktuell zu halten.

Was es ist: Die Leadverwaltung begleitet potenzielle Kunden von der ersten Anfrage über das Nachfassen bis zur Qualifizierung, bevor daraus konkrete Verkaufschancen werden.

Wann es wichtig ist: Nach einer Messe oder einer Woche mit vielen Website-Anfragen musst du neue Interessenten ordnen und im Blick behalten, wer noch auf eine Antwort wartet.

Was es ist: Benutzerdefinierte Felder ergänzen CRM-Datensätze um Angaben, die dein Unternehmen zusätzlich zu den Standardinformationen benötigt.

Wann es wichtig ist: Wenn du als Anbieter Gerätemodelle oder Vertragsverlängerungstermine erfasst, helfen dir eigene Felder, diese Angaben einheitlich zu speichern und leicht wiederzufinden.

Was es ist: Berichte und Dashboards zeigen Verkaufsergebnisse, den Fortschritt in der Vertriebspipeline und weitere CRM-Daten in Übersichten und Diagrammen.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn du als Vertriebsleiter jede Woche die Leistung deines Teams prüfst oder Zahlen für monatliche Besprechungen mit der Geschäftsleitung brauchst.

Was es ist: Integrierte Funktionen für Angebote und Rechnungsstellung ermöglichen dir, Kundenangebote und Rechnungen direkt in der CRM-Plattform zu erstellen.

Wann es wichtig ist: Wenn du in deinem kleinen Unternehmen regelmäßig Angebote und Rechnungen verschickst, kannst du dir durch die Abwicklung im CRM die mehrfache Eingabe derselben Daten sparen.

Was es ist: Mit benutzerdefinierten Objekten kannst du zusätzliche Datensatztypen, etwa für Immobilien oder Abonnements, mit eigenen Feldern und Verknüpfungen zu anderen CRM-Datensätzen anlegen.

Wann es wichtig ist: Wenn du als Immobilienmakler mehrere Immobilien pro Kunde betreust, brauchst du separate Immobiliendatensätze, die mit den jeweiligen Interessenten verknüpft sind.

Was es ist: Die Konto- und Unternehmensverwaltung bündelt Informationen zu einem Unternehmen und seinen Beziehungen zu deinem Team in gemeinsamen Datensätzen.

Wann es wichtig ist: Wenn du an Unternehmen mit mehreren Ansprechpartnern oder Abteilungen verkaufst, helfen diese Datensätze deinem Team, die gesamte Kundenbeziehung im Blick zu behalten.

Was es ist: Die automatische Duplikaterkennung findet CRM-Datensätze, die möglicherweise denselben Kontakt, dasselbe Unternehmen oder denselben Lead betreffen.

Wann es wichtig ist: Wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter Kontakte anlegen oder du regelmäßig Listen importierst, hilft dir die Duplikaterkennung, doppelte Kontaktaufnahmen und auf mehrere Datensätze verteilte Kundenhistorien zu vermeiden.

Was es ist: Mit dem Gebietsmanagement organisierst du Vertriebsgebiete und ordnest Kunden den zuständigen Mitarbeitern zu – nach Regionen oder anderen Regeln zur Gebietsaufteilung.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Vertriebsteam in mehreren Regionen arbeitet, brauchst du klare Zuständigkeiten für Kunden, damit Anfragen bei den richtigen Mitarbeitern landen und sich die Betreuung nicht überschneidet.

Was es ist: Mit Aufgaben kannst du Anrufe, geplante Rückmeldungen und andere offene Tätigkeiten direkt bei den Kundeninformationen in der CRM-Plattform festhalten.

Wann es wichtig ist: Wenn du täglich Rückrufe und zugesagte Rückmeldungen koordinierst, hilft dir eine übersichtliche Aufgabenliste, keine Zusage zu vergessen.

Was es ist: Das Projektmanagement bündelt die Umsetzung von Kundenaufträgen in Projekten, damit dein Team nach dem Verkauf Aufgaben und Fortschritte verfolgen kann.

Wann es wichtig ist: Wenn du in einer Agentur Kundenkampagnen umsetzt, musst du die Arbeit im Team koordinieren und den Projektfortschritt im Zusammenhang mit der Kundenbeziehung im Blick behalten.

Was es ist: Ein Kundenportal bietet deinen Kunden einen eigenen Onlinebereich, in dem sie auf geteilte Informationen zugreifen oder mit deinem Team kommunizieren können.

Wann es wichtig ist: Wenn du in einer Agentur laufende Kundenprojekte betreust, kann ein Kundenportal den E-Mail-Austausch reduzieren: Deine Kunden können sich dort selbst über den aktuellen Stand informieren.

Was es ist: Funktionen oder Vorlagen für Immobilienanfragen und die Betreuung von Käufern und Verkäufern.

Wann es wichtig ist: Wenn du in einem Immobilienbüro Anfragen zu mehreren Objekten bearbeitest, helfen dir diese Werkzeuge, Kontakte passend zu deinem Verkaufsprozess zu organisieren.

Was es ist: Mit der Zeiterfassung hältst du fest, wie viel Zeit du für die Arbeit für Kunden oder einzelne Aufgaben aufwendest.

Wann es wichtig ist: Wenn du als Berater oder im Dienstleistungsteam nach Stunden abrechnest, brauchst du erfasste Zeiten, um Rechnungen zu erstellen und den Aufwand pro Kunde zu prüfen.

Was es ist: Die Workflow-Automatisierung löst Aktionen im CRM aus, sobald festgelegte Bedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel wird eine Aufgabe erstellt, wenn eine Verkaufschance in die nächste Phase wechselt.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Team täglich viele Anfragen bearbeitet, kannst du wiederkehrende Übergaben und Erinnerungen automatisieren, damit die Arbeit ohne ständige manuelle Aktualisierungen vorankommt.

Was es ist: Ein KI-Assistent hilft dir bei CRM-Aufgaben, etwa beim Formulieren von Nachrichten, beim Zusammenfassen von Datensätzen oder bei der Suche nach Informationen.

Wann es wichtig ist: Wenn du im Vertrieb viele Gespräche vorbereitest oder häufig nachfasst, kannst du mit einem KI-Assistenten Zeit beim Lesen und Formulieren sparen.

Was es ist: E-Mail-Synchronisierung und Tracking verknüpfen E-Mail-Verläufe mit CRM-Datensätzen und erfassen E-Mail-Aktivitäten. So kannst du die Kommunikation mit deinen Kunden leichter nachvollziehen.

Wann es wichtig ist: Wenn du im Vertrieb täglich mit deinem E-Mail-Postfach arbeitest, brauchst du die E-Mail-Verläufe auch im CRM, damit Kollegen bei Abwesenheiten oder Übergaben Gespräche weiterführen können.

Was es ist: Die Lead-Bewertung vergibt Punkte für potenzielle Kunden anhand von Kriterien wie ihrer Eignung oder ihrem Interesse. So kannst du entscheiden, bei wem du zuerst nachfasst.

Wann es wichtig ist: Wenn das Marketing mehr Leads liefert, als dein Vertriebsteam zeitnah kontaktieren kann, helfen dir die Bewertungen zu entscheiden, wen du zuerst ansprichst.

Was es ist: Verkaufsprognosen schätzen künftige Umsätze anhand von Informationen wie dem Wert offener Verkaufschancen, erwarteten Abschlussdaten und dem Fortschritt in der Vertriebspipeline.

Wann es wichtig ist: Bevor du Quartalsbudgets oder den Personalbedarf planst, brauchst du eine Einschätzung der voraussichtlichen Umsätze, die über den Gesamtwert aller offenen Verkaufschancen hinausgeht.

Was es ist: Vertriebssequenzen bündeln mehrere Schritte zur Kontaktaufnahme, etwa E-Mails und Anrufaufgaben, in einem festgelegten Zeitplan.

Wann es wichtig ist: Wenn du im aktiven Vertrieb über mehrere Wochen viele potenzielle Kunden ansprichst, helfen dir Vertriebssequenzen, regelmäßig nachzufassen, ohne jeden Schritt einzeln planen zu müssen.

Was es ist: Die Marketing-Automatisierung übernimmt Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails und die Betreuung von Leads – ausgelöst durch Kundenaktivitäten oder nach einem festgelegten Zeitplan.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn dein kleines Marketingteam regelmäßig viele Leads kontaktieren muss, ohne jede Nachricht manuell zu versenden.

Was es ist: Mit Telefonie und Dialer kannst du im Vertrieb direkt aus dem CRM anrufen und dabei mit den Kontaktdaten arbeiten.

Wann es wichtig ist: Wichtig, wenn dein Vertriebsteam häufig ausgehende Anrufe tätigt und der ständige Wechsel zwischen Kontaktlisten und einer separaten Telefoniesoftware die Arbeit verlangsamt.

Was es ist: Die Online-Zahlung in Angeboten ermöglicht es Kunden, direkt über ein im CRM erstelltes Angebot online zu bezahlen.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn du bei der Annahme eines Angebots Anzahlungen oder Vorauszahlungen einziehst und separate Zahlungsaufforderungen vermeiden möchtest.

Was es ist: Mit der integrierten elektronischen Signatur können Kunden Dokumente direkt im CRM-Workflow elektronisch unterschreiben.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn du Geschäfte aus der Ferne abschließt und deine Kunden Angebote oder Verträge unterschreiben sollen, ohne sie ausdrucken und einscannen zu müssen.

Was es ist: Die Kalendersynchronisierung gleicht Termine im CRM mit einem externen Kalender ab, damit beide auf demselben Stand bleiben.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn du im Vertrieb über den Tag verteilt Kundentermine vereinbarst und deinen Terminplan in einer separaten Kalender-App prüfst.

Was es ist: Marketplace-Integrationen sind vorgefertigte Anbindungen, mit denen du das CRM über einen Marketplace mit anderen Geschäftsanwendungen verbinden kannst.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn dein Team bereits Software für Buchhaltung, E-Mail oder Kundensupport nutzt und diese ohne eine eigens entwickelte Integration mit dem CRM verbinden möchte.

Was es ist: Der API-Zugriff stellt Entwicklern eine Programmierschnittstelle bereit, über die sie eigene Software mit den Daten und Funktionen des CRM verbinden können.

Wann es wichtig ist: Wichtig, wenn dein Entwicklerteam oder IT-Partner das CRM mit einem individuell entwickelten Bestellsystem, einer Website oder einem Reporting-Tool verbinden muss.

Was es ist: Omnichannel-Messaging bündelt Kundennachrichten aus verschiedenen Kommunikationskanälen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich im CRM.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn deine Kunden das Team über verschiedene Nachrichtendienste kontaktieren und ihr Gespräche verfolgen möchtet, ohne zwischen Posteingängen zu wechseln.

Was es ist: Zeigt dir, welche Oberflächensprachen für das CRM verfügbar sind, einschließlich der Menüs und Bedienelemente.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn du für Teams in verschiedenen Ländern ein CRM suchst, das alle in einer vertrauten Sprache bedienen können.

Was es ist: Gibt an, in welchem Bewertungsbereich die mobile App der CRM-Plattform in den App Stores liegt. Plattformen ohne mobile App fallen in die niedrigste Kategorie.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Vertriebsteam täglich die mobile App nutzt, um zwischen Kundenterminen Kontakte nachzuschlagen oder Verkaufschancen zu aktualisieren, können Nutzerbewertungen auf Probleme bei der Bedienung hinweisen.

Was es ist: Mit eigenen mobilen Apps kannst du vom Smartphone oder Tablet aus auf Datensätze und Aufgaben im CRM zugreifen.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn du im Außendienst vor Kundenbesuchen Kontaktdaten prüfen und zwischen Terminen unterwegs Datensätze aktualisieren möchtest.

Was es ist: Webhooks benachrichtigen verbundene Systeme automatisch über Ereignisse im CRM, etwa einen neuen Lead oder den Wechsel eines Deals in eine andere Vertriebsphase.

Wann es wichtig ist: Hilfreich, wenn du nach einem erfolgreichen Verkaufsabschluss sofort eine Aktion in einem anderen System auslösen möchtest, etwa einen Auftrag anlegen oder das Team für die Auftragsabwicklung benachrichtigen.

Was es ist: Mit Datenimport und -export kannst du Daten ins CRM übernehmen oder aus dem CRM übertragen, etwa für einen Systemwechsel, zur Weiterverwendung oder für Analysen.

Wann es wichtig ist: Wichtig, wenn du Kundendaten aus Tabellen oder einem anderen CRM übernehmen oder regelmäßig Daten für Berichte außerhalb der Plattform exportieren möchtest.

Was es ist: Rollenbasierte Berechtigungen steuern den Zugriff auf CRM-Datensätze und Funktionen anhand der Rolle, die den jeweiligen Nutzern zugewiesen ist.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Vertriebsteam, Führungskräfte und externe Dienstleister dieselbe CRM-Plattform nutzen, helfen rollenbasierte Berechtigungen dabei, den Zugriff auf die Datensätze und Einstellungen zu beschränken, die jede Gruppe benötigt.

Was es ist: Mit Single Sign-on (SSO) können sich Mitarbeitende über einen zentralen Identitätsanbieter bei der CRM-Plattform anmelden und dasselbe Konto wie für andere Unternehmenstools nutzen.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Team täglich zwischen CRM, E-Mail und anderen Unternehmensanwendungen wechselt, verringert SSO die Zahl separater Anmeldungen und den Aufwand der IT für die Kontoverwaltung.

Was es ist: Auditprotokolle dokumentieren Aktivitäten in der CRM-Plattform, etwa Änderungen an Kundendatensätzen oder Kontoeinstellungen.

Wann es wichtig ist: Wenn du als Administrator eine unerwartete Änderung an einem Datensatz oder eine Aktion in einem Konto untersuchen musst, helfen dir Auditprotokolle dabei, den Ablauf nachzuvollziehen.

Was es ist: Gibt an, ob ein europäischer Standort für die Speicherung von CRM-Daten verfügbar ist.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Unternehmen Kundenkontaktdaten und Vertriebsdaten in Europa speichern möchte, erkennst du hier, welche CRM-Plattformen diese Möglichkeit bieten.

Was es ist: Mit Self-Hosting kannst du die CRM-Plattform auf Servern betreiben, die dein Unternehmen oder ein von ihm gewählter Hostinganbieter verwaltet.

Wann es wichtig ist: Wenn deine IT die Infrastruktur, Updates und Backups der CRM-Plattform selbst kontrollieren möchte, kann sie diese Aufgaben mit Self-Hosting direkt übernehmen.

Was es ist: Offline- und lokaler Speicher ermöglicht dir, CRM-Daten ohne Internetverbindung zu nutzen und lokal auf einem Gerät zu speichern.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Außendienst an Orten mit schlechtem Empfang arbeitet oder durch Gebiete ohne Internetverbindung reist, können lokal gespeicherte CRM-Daten dafür sorgen, dass wichtige Informationen weiterhin verfügbar sind.

Was es ist: Das wiederkehrende Zeitintervall für den beworbenen Einstiegstarif.

Wann es wichtig ist: Das ist wichtig, wenn monatliche und jährliche Verpflichtungen mit unterschiedlichen Preisangaben verglichen werden.

Was es ist: Der CRM-Typ ordnet die Plattform nach ihrem Zielmarkt, ihrem geschäftlichen Schwerpunkt oder ihrer Ausrichtung auf Open Source und den Betrieb auf eigenen Servern ein.

Wann es wichtig ist: Ob du in einer gemeinnützigen Organisation Spender betreust, im Autohaus Kaufinteressenten verwaltest oder in deinem Unternehmen ein CRM auf eigenen Servern betreiben möchtest: Der CRM-Typ hilft dir, die Auswahl einzugrenzen.

Was es ist: Die Datenresidenz gibt an, in welchen Ländern oder Regionen CRM-Daten gespeichert werden oder ob du den Speicherort selbst festlegen kannst.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Unternehmen Kundendatensätze bevorzugt in einer bestimmten Region speichern möchte, helfen dir diese Angaben dabei, die verfügbaren Hostingstandorte zu prüfen.

Was es ist: Die vermarktete Marke der CRM-Software.

Wann es wichtig ist: Das ist wichtig, wenn Markenbekanntheit oder ein Anbietervergleich zur Kaufentscheidung gehört.

Was es ist: Umfasst veröffentlichte Sicherheitszertifizierungen, Prüfberichte und Compliance-Erklärungen zur CRM-Plattform. Diese Angaben stehen für unterschiedliche Arten von Nachweisen und nicht für einen einheitlichen Zertifizierungsstandard.

Wann es wichtig ist: Wenn du im Einkauf oder in der IT einen CRM-Anbieter prüfst, bevor du Kundendaten in die Plattform überträgst, helfen dir diese Angaben dabei, die passenden Nachweise anzufordern.

Was es ist: Zeigt dir, über welche Supportkanäle du Hilfe zum CRM bekommst, etwa per E-Mail, Telefon, Live-Chat oder Supportticket.

Wann es wichtig ist: Wichtig, wenn du festlegen möchtest, wie dein Team bei der Einrichtung oder bei Problemen Hilfe bekommt – besonders, wenn ihr schriftliche Antworten oder ein direktes Gespräch bevorzugt.

Was es ist: Gibt an, welche Betriebssysteme die CRM-Plattform unterstützt und welche Möglichkeiten für den Webzugriff verfügbar sind.

Wann es wichtig ist: Wenn dein Team Windows-PCs, Mac-Laptops und unterschiedliche Smartphones nutzt, solltest du prüfen, ob alle mit ihren gewohnten Geräten auf die CRM-Plattform zugreifen können.