Die besten CRM-Tools für das Gesundheitswesen im Test 2026

Ein CRM-Tool für das Gesundheitswesen verwaltet Patienten, Leistungserbringer und Behandlungsfälle. Ein allgemeines CRM verwaltet Leads, Geschäfte und Umsätze. Salesforce Health Cloud ergänzt die Salesforce-Plattform um Objekte für Behandlungspläne, Erkrankungen, Medikamente und Behandlungsteams. Eine Standardkonfiguration von Salesforce Sales Cloud enthält nichts davon. Wer diese Funktionen nachbilden will, muss vier oder fünf benutzerdefinierte Objekte samt Berechtigungen erstellen.

Auch die Datenverknüpfungen unterscheiden sich. Gesundheits-CRMs verbinden sich über HL7- und FHIR-Schnittstellen mit EHR-Systemen von Anbietern wie Epic und Oracle Health. So löst eine Entlassung oder eine neue Überweisung eine Folgeaufgabe aus. Allgemeine CRMs wie HubSpot oder Pipedrive verbinden sich stattdessen mit E-Mail- und Werbeplattformen. Eine FHIR-Anbindung erfordert dort ein eigenes Integrationsprojekt.

Die Workflows sind auf die Versorgung und nicht auf den Verkaufsabschluss ausgerichtet. Keona Health führt Callcenter-Pflegekräfte durch Triage-Protokolle und bucht im selben Gespräch den passenden Termin. Einwilligungsverwaltung, Kommunikationspräferenzen und Patientenportale gehören standardmäßig dazu. Bei monday CRM oder Zoho CRM müssten Sie diese Funktionen mit zwei oder drei zusätzlichen Apps ergänzen.

Die HIPAA-Konformität ist wichtig, weil ein CRM mit US-Patientendaten geschützte Gesundheitsdaten verarbeitet und der Anbieter für jeden beteiligten Dienstleister verantwortlich bleibt. Der Anbieter muss eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Business Associate Agreement) unterzeichnen, Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsseln und protokollieren, wer die einzelnen Datensätze eingesehen hat. Salesforce unterzeichnet diese Vereinbarung für Health Cloud. Keona Health entwickelt seinen Triage-Dienst für HIPAA-pflichtige Anbieter. Schwere Verstöße führen zu Geldstrafen in Millionenhöhe und öffentlichen Meldungen über Datenschutzverletzungen.

Ein Standardtarif ohne unterzeichnete Vereinbarung ist für Patientendaten tabu, selbst wenn der Anbieter mit starker Sicherheit wirbt. Für europäische Kliniken stuft die DSGVO Gesundheitsdaten nach Artikel 9 als besondere Kategorie ein und schreibt strengere Einwilligungs- und Zugriffsregeln vor. Daher gelten dort dieselben Kontrollen. Rollenbasierte Berechtigungen in Salesforce Health Cloud halten beispielsweise das Abrechnungspersonal von klinischen Notizen fern, während Pflegekräfte den vollständigen Datensatz sehen.

CRM-Software für das Gesundheitswesen wird meist auf Anfrage angeboten. Einen öffentlichen Preis pro Nutzer sehen Sie daher selten. Salesforce Health Cloud und Keona Health kalkulieren beide pro Vertrag, abhängig von Nutzerzahl, Patientenvolumen und Modulen. Als Untergrenze startet ein allgemeines CRM wie Salesforce Sales Cloud bei etwa 25 € pro Nutzer und Monat. Die Ausgaben für Editionen im Gesundheitswesen liegen deutlich darüber.

Keines dieser Tools bietet einen kostenlosen Tarif. Verträge laufen meist 12 Monate oder länger. Der Anbieter oder ein Partner berechnet EHR-Anbindungen, Datenmigration und Mitarbeiterschulungen separat. Für eine Krankenhausgruppe mit fünf Standorten ist die Einrichtung deutlich aufwendiger als bei einem Vertriebs-CRM wie Pipedrive, das innerhalb weniger Tage einsatzbereit ist.

Der höhere Preis deckt Compliance und Workflows für die Versorgung ab. Eine unterzeichnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Auditprotokolle, Einwilligungsverwaltung und FHIR-Anbindungen sind enthalten. Wenn Sie dasselbe zu einem allgemeinen CRM wie HubSpot oder Zoho CRM hinzufügen, brauchen Sie zwei oder drei zusätzliche Apps, individuelle Anpassungen und eine rechtliche Prüfung.

Das folgende Diagramm zeigt die Preisverteilung von CRM-Software für das Gesundheitswesen.

Vor der Auswahl eines CRM-Tools für das Gesundheitswesen sollten Sie die folgenden Kriterien prüfen:

• Compliance-Vorgaben: Eine unterzeichnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Business Associate Agreement) für US-Daten oder eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO in Europa bildet die Grundlage. Salesforce bietet beides für Health Cloud an. Ein allgemeines Vertriebs-CRM wie Pipedrive ist dagegen für Geschäftskontakte und nicht für Patientenakten ausgelegt.
• EHR-Integration: Das CRM braucht eine funktionierende HL7- oder FHIR-Anbindung an Ihr EHR. Andernfalls müssen Mitarbeitende jeden Termin erneut eingeben. Salesforce Health Cloud wird mit FHIR-basierten Datenmodellen ausgeliefert. Keona Health verbindet die Terminplanung mit dem EHR-Kalender.
• Zugriffskontrolle: Empfang, Pflege, Abrechnung und Marketing benötigen jeweils unterschiedliche Ansichten eines Patienten. Salesforce Health Cloud legt Berechtigungen bis auf Feldebene fest. Single-Sign-on verknüpft den Zugriff mit Ihrem Krankenhausverzeichnis.
• Prüfprotokoll: Jede Ansicht und Änderung eines Patientendatensatzes muss in einem Protokoll erfasst werden, das Sie für eine Prüfung exportieren können. HIPAA verlangt, dass die zugehörige Dokumentation 6 Jahre lang aufbewahrt wird. Salesforce Shield ergänzt Health Cloud um eine erweiterte Feldhistorie.
• Patientenansprache: SMS- und E-Mail-Erinnerungen, Rückruflisten und Nachrichten in beide Richtungen bestimmen den täglichen Nutzen. Keona Health konzentriert sich auf telefonische Triage und Terminplanung. Salesforce Health Cloud setzt für Kampagnen vor allem auf Marketing Cloud.
• Pilotprojekt und Preise: Angebote werden pro Vertrag festgelegt. Ein Pilotprojekt an 1 oder 2 Standorten zeigt die tatsächlichen Kosten vor dem vollständigen Rollout. Ein Angebot für Zoho CRM einschließlich der Compliance-Arbeiten liefert einen nützlichen Vergleichswert.